La valoración patrimonial (monetaria) de los archivos y bibliotecas en España es poco frecuente pese a los notorios beneficios que proporciona a sus propietarios cuando son personas físicas[1] y lo mismo si son empresas o instituciones. Hace posible la inclusión de los fondos en los balances[2] y ayuda a ponerlos en valor frente a terceros justificando con argumentos económicos las inversiones en conservación, acrecentamiento y difusión, así como permite racionalizar los aseguramientos, la restauración, el expurgo y otros procedimientos.
Desde hace años han sido tasadas algunas bibliotecas propiedad de personas físicas y empresas, fundaciones y otras entidades privadas. De las bibliotecas históricas de propiedad pública, que sepa, solamente se ha tasado la del Banco de España. No obstante, la inmensa mayoría de las bibliotecas públicas o privadas de nuestro país están sin valorar[3].
Huelga decir que, si tal es la situación en las bibliotecas, la tasación de archivos resulta excepcional. Como muestra puedo decir que he tasado 30 veces más bibliotecas que archivos a lo largo de los veinte años que llevo ejerciendo como perito [4] y hasta ahora ninguna con la finalidad de valoración patrimonial. La tasación del Archivo …………………….. es la primera que realizo con dicha finalidad principal y felicito a los directivos de la Fundación por abrir un meritorio camino que no dudo seguirán otras entidades.
En los países latinos[5] padecemos la práctica inmemorial de no valorar económicamente los fondos documentales hasta que se producen situaciones que lo hacen imperativo (por ejemplo, inundaciones, incendios, robos) en cuyo caso generalmente se les encarga de tasar los daños a quienes carecen de la formación pericial necesaria porque ni en la universidad ni en sus centros de trabajo se les ha formado para ello.
Las razones históricas de la situación hay que buscarlas en la escasa atención que las legislaciones contables -a excepción del sector inmobiliario y alguno más- han prestado a los principios valorativos y a la actuación de los peritos, lo que provoca la ausencia[6] de formación pericial tanto en la universidad como en los centros documentales. Dicho sea de paso, en España dicha carencia la padecen igualmente casi todos los demás sectores de actividad, aunque las recientes modificaciones legislativas han puesto las bases para subsanarla. [7]
No hace falta decir que no existen apenas publicaciones sobre valoración monetaria de archivos y que no hay referencias de autoridad a las que remitirse. Afortunadamente, dispongo de la experiencia y la documentación acumulada durante mis intervenciones periciales sobre muy diversos archivos privados a lo largo de los años, probablemente única por la cantidad, la importancia y la variedad de archivos que he tasado.
Es una afortunada coincidencia que, coincidiendo con el encargo recibido desde la Fundación ………………………….. haya sido contratado por otra fundación para tasar un archivo literario y al mismo tiempo por una Administración para tasar su archivo, prácticamente el primero de propiedad pública que tasa sus fondos en España.
Las características de cada uno de ellos son totalmente distintas y entre los tres plantean la práctica totalidad de los problemas periciales que presenta la tasación de archivos, muy distinta y más compleja que la de libros o bibliotecas lo que me ha obligado a profundizar mis investigaciones sobre tasación de archivos para encontrar las soluciones periciales más ajustadas al marco jurídico y valorativo y al mismo tiempo a las necesidades e intereses de cada uno de los tres clientes.
Como beneficio adicional dicha investigación me decide a impartir formaciones sobre tasación de archivos en un próximo futuro, viejo proyecto que he venido aplazando y que contribuirá a difundir la necesidad legal y funcional junto con la conveniencia y viabilidad de valorar monetariamente los archivos tanto entre los archiveros como entre los propietarios y gestores.
Con la adaptación de nuestras leyes a las directivas de la Comunidad Europea en los últimos años se ha introducido en la legislación española el uso del valor razonable como opción voluntaria para la contabilización del valor monetario de los activos y para actualizar los cambios de dicho valor especificando igualmente los conceptos, principios y metodologías valorativas que deben ser aplicadas a todo tipo de documentos, archivos o bibliotecas, incluidos la que forman parte del Patrimonio Histórico Documental y tanto si la propiedad es privada como si pertenece a Entidades sin Ánimo de Lucro o a la Administración Pública, y ordenando incorporar estos activos a los balances e inventarios.
