La tasación de archivos y bibliotecas y las normas contables que ordenan tasar todos los activos de empresas, fundaciones y Administraciones Públicas

Tasaciones documentales se realizan desde antiguo aunque en España la aplicación de los métodos periciales y su marco normativo permanecen todavía mayoritariamente ignorados.

No obstante, los gestores de la información han ido tomando conciencia de las múltiples aplicaciones prácticas que tiene la tasación documental y en concreto la de los archivos y bibliotecas de propiedad pública y privada.

Pero además existe un imperativo legal que está multiplicando el número y la magnitud de las tasaciones ejecutadas.

Me refiero a la normativa de la Comunidad Europea que obliga a la implantación del “valor razonable” como base de valoración en los nuevos Planes Generales de Contabilidad pública y privada junto con la obligatoriedad de contabilizar todos los activos, incluidos los inmateriales.

Hace ya años que en España algunas entidades comenzaron a adaptarse a la nueva legislación, como por ejemplo el Banco de España, que tasó su biblioteca.

Dicha normativa afecta todo tipo de bienes propiedad de las administraciones públicas, instituciones privadas o empresas. A los inmuebles y también a los bienes muebles, entre los cuales se cuentan los archivos y bibliotecas, casi totalmente fuera de los balances desde tiempo inmemorial.

Generalmente ni siquiera se dispone de la noción de que es posible y deseable tasar la documentación. Y todavía menos de que sea obligatorio.

Según la ley, en el Inventario de las administraciones públicas e instituciones, y en los balances de situación de las empresas deberían figurar todos los bienes tangibles e intangibles incluyendo, entre otros datos, la valoración económica realizada de acuerdo con los criterios contables vigentes.

El “valor razonable” aporta al Inventario o al Balance datos contables relevantes y actualizados (de los cuales hasta ahora no se disponía) que servirán para elaborar presupuestos, analizar costes y contribuir de forma eficaz a la gestión, la justificación de inversiones y de gastos, etc.

Según el Libro Blanco para la reforma de la contabilidad en España y los Planes Generales de Contabilidad Pública y Privada el “valor razonable” ha de fundamentarse en el de mercado o en una estimación que se aproxime suficientemente, en ausencia de éste, basados en los métodos que emplean los comerciantes para poner precios.

No cabe tratar aquí los criterios contables que se han venido empleando en España y sus diferencias con las NIC (Normativa Internacional de Contabilidad) que impone la Comunidad Europea, pero el siguiente cuadro resume los conceptos y se proporcionan datos para acceder a la legislación o profundizar en el tema.

El concepto "documentación" incluye libros antiguos y modernos, documentos de archivo y no de archivo y todos los demás tipos de documentos, sea cual sea su soporte, incluidos los electrónicos).

En España, no obstante, cuando la documentación se ha contabilizado (en bibliotecas generalmente) lo habrá sido por el “coste histórico”, concepto cuya definición tienen en el cuadro, y por tanto las cifras contabilizadas tienen poco o nada que ver con el valor monetario actualizado.

Principales consecuencias de la aplicación del valor razonable a la documentación, archivos y bibliotecas:

· Desde la primera vez que se aplica, el valor razonable puede ser revalorizado automáticamente por las entidades sin necesidad de esperar la publicación de una norma legal que lo autorice.

· El uso del valor razonable proporciona información contable relevante desde el momento en que se activa contablemente por primera vez y mientras se actualice con frecuencia suficiente.

El valor razonable hace posible :

• La comparación entre periodos y entre entidades.
• La evaluación objetiva del gasto en conservación, restauración, aseguramiento...
• Tener en cuenta la magnitud de los valores contables al asignar a cada institución los recursos públicos destinados al patrimonio documental.
• Cuantificar los resultados si la documentación produce algún tipo de flujo de caja u otros beneficios.
• Incluir el valor económico actualizado del patrimonio documental en la contabilidad institucional y nacional.
• Otros

Llamo la atención sobre la consecuencia más directa y más “tangible” que todo esto tiene para los profesionales de la documentación:

“Tanto la estimación inicial del valor razonable que empresas e instituciones españolas están haciendo o habrán de hacer sobre sus fondos documentales, como las actualizaciones periódicas de dicho valor, exige la intervención de peritos habilitados para ello”

A medida que se extienda la implantación de la Norma comunitaria se realizarán mayor número de tasaciones documentales y sobre fondos más grandes y valiosos.

Termino recordando que el ámbito de la tasación documental comprende todas las tipologías documentales porque no solamente son “tasables” los libros antiguos (como a veces se cree) sino también los libros modernos y todos los demás tipos de documentos, incluidos los documentos electrónicos.

Saquen vds. mismos sus conclusiones y no duden en plantearme preguntas o dudas.

• Por Felipe Martínez Prieto - Tasación de libros
• 21/09/2017
• tasaciones documentales, libros, archivos, norma